Traktanden: Keine Sitzung ohne Vorbereitung

In der Regel sind es firmeninterne Sitzungen oder Generalversammlungen, die vorbereitet werden müssen. Hierzu gibt es Vorgehensweisen, die sich immer wiederholen und die zum Erfolg einer Sitzung beitragen. Es ist möglich eine Traktandenliste zu erstellen, die Punkt für Punkt abgearbeitet werden kann.

Zuerst erfolgen Vorbereitungen, indem Räumlichkeiten gesucht und angemietet werden. Danach müssen Einladungen zu den einzelnen Traktanden versendet werden. Eine Sitzung ist dazu da, das ein bestimmtes Ziel erreicht wird, womit die Mehrheit einverstanden ist.

So sollte eine Traktandenliste aussehen

An erster Stelle steht in der Regel immer zuerst eine Begrüßung der Mitglieder und Gäste. Soll es bei einer Sitzung zu einer Wahl kommen, zum Beispiel braucht es dann eine Person, die als Stimmenzähler angenommen wird.

Es wird das Protokoll der letzten Sitzung verlesen, dazu können später noch Fragen beantwortet werden. Zu Punkt 4 geht es dann um einen Jahresbericht oder einen Jahresabschluss, das ist bei Banken Usus. Als nächstes folgen Berichte, der Revisoren und danach kommt es zur Festlegung, ob die eventuellen Jahresgebühren erhöht werden sollten.

Bei vielen Sitzungen kommt es auch zu Wahlen, diese sind nötig, wenn Mitglieder ausscheiden oder Personen sich nicht mehr zur Wahl stellen lassen möchten. Des Weiteren kommt es dann zum Jahresprogramm des folgenden Jahres und dann können Mitglieder Anträge stellen. Eine Traktandenliste sieht auch vor, dass es einen Punkt gibt, der unter Verschiedenes läuft. Hierin ist alles vorgesehen, was zu einer Sitzung gehört, aber nicht offiziell auf der Liste steht.

Traktanden zur Neugründung

Etwas anders verhält es sich, wenn ein Verein neu gegründet werden soll. Zwar stehen auch hierbei Traktanden auf der ´Tagesordnung, aber es gibt einiges zu beraten und abzustimmen, was bei einem Verein der schon längere Zeit besteht nicht nötig ist.

Bei einem Verein gibt es immer bestimmte Statuten, bei einer Neugründung sind diese natürlich noch nicht vorhanden. Darum ist der erste Punkt der Tagesordnung, diese Statuten festzulegen. Natürlich muss im Vorfeld darüber beraten werden, welche Statuten einfließen sollen und welche unwichtig sind. Danach wird festgestellt, welche Personen in den Verein wollen und diese müssen dann die Statuten genehmigen. Diese Personen sind dann Vereinsmitglieder und dürfen auch weiterhin an allen Abstimmungen teilnehmen.

Jeder Verein und jede Gesellschaft beinhaltet bestimmte Ämter, die ausgefüllt werden müssen. Nun ist es so, das nicht irgendein Mensch bestimmt werden kann, der etwas tun muss, was er eigentlich gar nicht will. Darum stehen Wahlen an, bei denen sich Personen aufstellen lassen können. Hierbei handelt es sich um einen Kassenwart, einen Stimmenzähler usw.

Sind diese Personen gefunden, wird von ihnen ein Präsident bzw. eine Präsidentin gewählt, sowie auch ein Protokollführer. Dieser übernimmt eine wichtige Aufgabe, denn alles sollte genau festgehalten werden, damit es zu einem späteren Zeitpunkt nicht zu Unstimmigkeiten kommen kann.

Teamsitzung vorbereiten

Jedes größere Unternehmen oder auch eine Firma sollte regelmäßig Teamsitzungen abhalten. Hier kann so ziemlich alles geklärt werden, ohne dass sich jemand hintergangen fühlt. Diese Sitzungen müssen genauso vorbereitet werden, als wenn es sich um eine Generalversammlung handeln würde, denn die Teamsitzung sollte schließlich am Ende auch Ergebnisse hervor bringen.

Eine Tagesordnung hierzu muss bei jeder Sitzung sein, denn sie darf nicht zu lange dauern. Es gibt ein Zeitlimit von höchstens zwei Stunden, ansonsten werden die Sitzungsmitglieder unkonzentriert. Bei der Tagesordnung sollte es darum gehen, nur notwendige und wichtige Dinge zu besprechen, damit ein Minimum an Zeit eingehalten werden kann.

Wichtige Dinge kommen natürlich an erster Stelle, denn dann hat jeder Teilnehmer noch sein höchstes Maß an Konzentration. Jede Sitzung braucht einen Leiter, das ist auch bei einer Teamsitzung nicht anders. Dieser sollte aber nicht bis zur eigentlichen Sitzung warten, sondern schon im Vorfeld seine Kollegen zu bestimmten Themen interviewen. Dieses sollte schon einige Tage vor der Sitzung geschehen, damit es nicht kostbare Zeit dauert, alle Mitglieder auf den neuesten Stand zu bringen.

Diskussionen müssen geleitet werden

Es muss immer eine Person geben, die eine Diskussion leitet, denn ansonsten kann es schnell passieren, dass vom eigentlichen Thema abgewichen wird. Er sollte sich des Weiteren daran beteiligen und, falls es nötig wird eingreifen können. Der Leiter sollte ähnlich einem Moderator fungieren und dafür sorgen, dass alles auf einer sachlichen Ebene verläuft.

Jeder Beteiligte an der Teamsitzung muss die Chance bekommen das Wort zu ergreifen, auch dafür hat der Teamleiter Sorge zu tragen. Zudem ist eine Teamsitzung generell dazu da, dass am Ende Entscheidungen getroffen werden können. Das zeichnet im Übrigen eine Sitzung auch aus, denn gibt es am Ende keinerlei Entscheidungen, hat sich die ganze Mühe nicht wirklich gelohnt.

Der Agenda Klassiker

Arbeitskreise sind wichtig, damit Teamarbeit gefördert wird. Hierbei kommt es genauso auf einen bestimmten Ablauf an, wie bei allen anderen Sitzungen auch. Auch bei einem Arbeitskreis gibt es so etwas wie einen Sprachführer, der moderierend begleitet. Dieser sollte sich Gedanken machen, wie alles ablaufen sollte. Wichtigste Fragen hierbei sind, wie sollte eine Diskussion ablaufen, wie viel Zeit muss eingeplant werden und welche Fragen sollten beantwortet werden?

Zu einem Arbeitskreis sollten ebenfalls Einladungen versendet werden, hier ist wichtig, dass sie rechtzeitig den Empfänger erreichen. Auf der Einladung ist zu vermerken, wo die Sitzung stattfindet, um welche Zeit um erscheinen gebeten wird und welche Themen behandelt werden sollen. So können sich auch Mitglieder explizit auf bestimmte Fragen und Antworten vorbereiten.

Bei einem Arbeitskreis sollte nicht nur ein passender Raum zur Verfügung stehen, es ist auch zu überlegen, ob ein Stuhlkreis gebildet werden soll oder, ob Tische gestellt werden sollten. Hierbei sei angemerkt, das für Arbeitskreise immer offene Stuhlkreise empfohlen werden, damit sich Mitglieder nicht still hinter ihrem Tisch verschanzen können.

Bei den Räumlichkeiten sollten Fenster im Vordergrund stehen, das zu jeder Zeit gelüftet werden kann, frische Luft belebt und die Konzentration wird dadurch gefördert. Zu einer guten Sitzungsvorbereitung gehört auch die Überlegung, welchen Medien sich bedient werden sollte. Hier stehen Flipchart, Overhead Projektoren oder Pinnwände im Vordergrund, natürlich mit dem nötigen Zubehör.

Als letzter Punkt ist bei einer Vorbereitung nicht zu vergessen, dass sich alle Teilnehmenden wohlfühlen sollten. Dazu gehören Getränke wie zum, Beispiel, Mineralwasser, Tees und Kaffee. Ob es dazu noch Gebäck oder frisches Obst geben soll, muss der Leiter entscheiden, das kann individuelle geschehen.